СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОНТРАКТАМИ

Автоматизация системы управления контрактами

Подключиться бесплатно

Зачем вашей организации система управления контрактами?

Система управления контрактами Freshservice помогает автоматизировать и отслеживать контракты между вашей ИТ-службой и сторонними поставщиками. Она позволяет регистрировать детальную информацию и поддерживать соглашения об уровне обслуживания между группой поддержки и клиентами. Кроме того, можно настроить оповещения о предстоящем истечении сроков контрактов с приложением необходимых документов

Определяйте условия контрактов на обслуживание для каждого клиента и продукта и получайте оповещения об оговоренных периодах. Экономьте время, которое тратится на управление и отслеживание условий контрактов.

Choose the right type of contract for your assets in Freshservice service desk

Типы контрактов

Freshservice поддерживает три типа контрактов: аренда, обслуживание и лицензии на программное обеспечение. Обновляйте условия контракта для активов или данные об аренде и следите за их выполнением. Кроме того, некоторые элементы конфигурации требуют настройки оповещений о регулярном обслуживании и ремонте. Некоторые программные продукты предполагают использование лицензий с прописанными сроками действия. За всем этим тоже можно следить. Вы сами определяете типы контрактов, используемых вашими элементами конфигураций.


Отслеживание всех контрактов и связанных активов

Привязывайте активы к требуемым контрактам. Так проще отслеживать контракты, связанные с продуктами или клиентами. Храните требуемые сведения в базе данных конфигураций для обеспечения бесперебойного обслуживания.

Настраиваемые поля контрактов

Формат контракта может отличаться в зависимости от типа. Гораздо удобнее, когда контракты являются настраиваемыми и содержат только необходимые поля. Экономьте время благодаря возможностям структурирования данных.

Record and track contract history and activities associated with the CIs

История контрактов

Хранить всю историю изменений контракта очень просто. Нет необходимости в создании новых документов на каждый случай продления, расширения или расторжения контракта. Просмотр всех изменений, происходивших с контрактом за время его существования, доступен в одно нажатие.

Контрактные мероприятия

Запросите продление контракта и следите за поступлением подтверждения непосредственно через интерфейс БД конфигураций. Для ваших контрактов доступна информация обо всех проводившихся мероприятиях и текущем статусе. Просматривайте детальную информацию обо всех контрактах в едином интерфейсе, без необходимости переключаться между вкладками.

Регулярные согласования

Нужен непрерывный контракт? Сохраняйте все новые контракты по умолчанию в состоянии черновика. Активируйте и синхронизируйте информацию с активами только после согласования и достижения новой даты начала действия. Больше никаких организационных препятствий.

Оповещение об истечении срока действия

Интеллектуальная система службы поддержки управляет напоминаниями и оповещениями. Устанавливайте взаимосвязи контрактов с элементами БД конфигураций, настройте напоминания и можете про них забыть. Вы получите оповещение о приближающемся сроке истечения контракта до его наступления. Продлевайте контракты или предпринимайте любые другие необходимые действия с лёгкостью.

Enable Freshservice contract expiry notification to setup a reminder before the end date
Renew or terminate the contract through a simple click

Продление или расширение контрактов

Нужно продлить контракт на новый срок или просто кратковременно расширить действие? Делайте это с лёгкостью непосредственно через интерфейс службы поддержки. Просто впишите новые данные о сроке продления или расширения. Выберите лицо, ответственное за согласование, и оцените стоимость. Получайте подтверждение согласования контрактов без дополнительных сложностей и без переключения вкладок.

Расторжение контрактов

Расторгайте контракты непосредственно из интерфейса службы поддержки. К чему метаться сквозь несколько различных порталов? Сохраните информацию о закрытых контрактах в БД конфигураций и можно больше о них не беспокоиться.

Возможности и преимущества системы управления контрактами:
  • Централизованное хранилище контрактов.
  • Точная информация в БД конфигураций, доступная в несколько нажатий.
  • Упрощение поисковых запросов.
  • Минимизация рисков, связанных с ручным вводом данных.
  • Отслеживание поставщиков по контрактам и их контактной информации.
  • Привязка активов к конкретным контрактам.
  • Присоединение документов, связанных с контрактами.
  • Оповещение о приближении сроков окончания действия.
  • Экономия времени на управление жизненным циклом контрактов.